その一歩を後押しする力は何か?
最近では弁護士事務所もサービス業であるとの意識が高まりつつあるが、私たち一般市民にはまだまだ敷居が高く、何かトラブルを抱えていても弁護士先生に相談するには抵抗がある人も少なくないのが現状だ。
例えば、入口の扉や袖壁の一部にガラスにするだけで中の雰囲気が伝わり、それだけでも初めて訪れる人には安心を得られる要素になる。
内装においても、床に木目を取り入れたり、壁の一部に色を与えたりする事で緊張を和らげ、「堅い・近寄り難い」といったイメージを緩和できる。
まずは依頼者に余計に構える事なく、「気軽に相談できる身近な存在」というイメージを持って貰う事が大切なのではないでしょうか。
一歩先の心遣いで選ばれる弁護士事務所に
依頼者の心理としては相談内容は極めてプライベートな事なので、事務所内ではなるべく他の依頼者と顔を合わせたくないと思うのは当然のこと。
受付でスタッフとのやり取りをした後、通されるウェイティングは周囲の視線から守られた位置にあり、心を落ち着けて待てるスペースになっているか?
相談室への動線は他の相談室への動線や作業動線と出来る限り交わりを少なくしているか?
オフィスのどこかに「ほっ」とできるシカケはあるか?
空間においても依頼者と良い関係が築けるシカケはまだまだ沢山あるはずです。
両者に優しい相談室
従来では完全個室にしてしまいがちだが、ケースによってはヒートアップした依頼者が思いもよらない行動をとる事がある。密室となった部屋では周囲からの目線が遮断されてしまうので、依頼者のみならず弁護士に対しての配慮も必要なのである。
例えば、閉じこもりを防ぐ為に相談室に扉を2ヵ所取り付ける。
または廊下側の壁や扉の一部にガラス面設け、部屋の中の気配が分かるようにするのも解決策のひとつだ。
もちろんその場合にはガラス面は目線の高さには持ってこない、外からは弁護士のみが見える位置にガラスを設ける等、依頼者にとって気にならない工夫が必要不可欠となる。
相談室は依頼者・弁護士両者が安心してじっくりと話ができる環境でなければならないと私たちは考えています。
ワークスタイルにフィットした空間づくり
ひとまとめに弁護士のワークスタイルと言っても在籍する弁護士の人数、取扱い案件の種類、過去の経験による仕事の進め方、その他様々なファクターによって最適な空間の使い方は異なる。
それぞれの弁護士が個室を持ち（場合によっては相談もそこで行う）静かな環境で集中して執務を行える「個室型ワークスタイル」や、イスから立つと事務所内の様子が見える程度の背の低い本棚やブースでデスクを囲い、座っての集中と立っての交流とを組み合わせた「半個室型ワークスタイル」。
そして、弁護士とスタッフのみの場合に多いのが、仕切りのないオープンな空間で弁護士とスタッフの連携を強め業務をスピーディーに行う「オープンワークスタイル」。
それぞれにメリット・デメリットが存在するが必ずその事務所の働き方にフィットする空間の使い方があるはずである。
「魅せる」工夫と、「見せない」工夫
弁護士事務所は個人情報を取り扱う業務につき、事務所内や書類が不必要に外部の人間の視界に入るのはNG。
事務員も顧客資料、案件の重要資料の取り扱いがあるので、来客時に手元の資料やパソコンモニターの画面が見えない工夫やレイアウトが求められる。
逆に積極的に見せて行きたいのがズラリと並んだ分厚い法律関係の書籍たち。
テレビ番組の中で、専門家が本棚をバックにコメントを出しているのはよく見かけるシーンではないでしょうか。
これは視聴者の心理に向けた「本の量＝知識の量」のイメージの付与で、コメントの説得力が高まる効果を期待した演出の一部だ。
図面を見るだけではでは想定しづらい、配慮しなければならないポイントや狙っていきたい心理的効果は多数ある。目には見えないこれらのファクターをうまくオフィスに取り入れて、働きやすく依頼者と良い信頼関係を築けるオフィスを創りましょう。
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